Tobias Labarta ist in vielen Projekten und Zeitzonen unterwegs. Er ist Project Manager Project Portfolio Management im Global Demand & Business Relationship Management (GDBRM). Diesen langen Titel, seine Aufgaben und was ihm an seinem Job so viel Freude macht, erklärt er im Interview.

Unsere Abteilung treibt mit unseren internen Kunden die Digitalisierung im Fresenius-Konzern voran. Ich gehöre zum Team Project Portfolio Management, das für die übergreifende Planung aller Projekte zuständig ist. So prüfen wir etwa, ob genügend Kapazitäten vorhanden sind, um alle laufenden und neu beginnenden Projektinitiativen durchzuführen. Wir planen also die Ressourcen und sorgen für Transparenz über die verschiedenen Projekte. Außerdem nehmen wir Aufgaben wahr, die eher an klassisches Account Management erinnern. Ich bin zum Beispiel Ansprechpartner für den Bereich Global Research & Development (GRD) bei Fresenius Medical Care. Das ist die Forschungsdivision, die unter anderem neue Dialysegeräte oder Lösungskonzentrate entwickelt. Diese Abteilung berate, betreue und unterstütze ich beim Management ihrer Forschungs- und Entwicklungsprojekte. Dazu gehört auch, dass ich ihre Anforderungen an unsere Projektplanungssoftware aufnehme. 

Manchmal wünschen sich unsere Kunden neue Funktionen für die Projektplanung, etwa neue Berichte, Zeiterfassung und ähnliches. Dann tauche ich mit ihnen zusammen in die darunterliegenden Prozesse ein und gewinne dadurch tiefere Einblicke in die Produktentwicklung. Ich erfahre auch, wie die verschiedenen Abteilungen – etwa Produktentwicklung, Marketing und Qualitätssicherung – zusammenarbeiten. Manchmal sind die Wünsche aber auch unspezifischer, es wird einfach gesagt: „Wir möchten gern Prozess XY verbessern, wissen aber nicht, wie.“ Dann analysieren wir diesen und versuchen, dafür eine Lösung zu finden, die sich mit dem Tool abbilden lässt.

Nach dem Abitur habe ich direkt bei Fresenius angefangen: mit einem dualen Studium „International Management for Business & IT“ (IMBIT). Das ist ein international ausgerichtetes Studium der Wirtschaftsinformatik an der DHBW Mannheim, kombiniert mit Praxisphasen bei Fresenius, in denen ich verschiedene Abteilungen durchlief. Meinen Bachelor habe ich bei Fresenius Digital Technology gemacht und bin dann direkt nach dem Abschluss hiergeblieben. Seit Ende 2018 bin ich also in der Abteilung GDBRM, zunächst als Trainee im Projektmanagement und seit diesem Jahr (2021) als Project Manager.

Dass ich jetzt bei einem Pharmaunternehmen arbeite, ist zugegebenermaßen eher zufällig passiert. Ich hatte mich schon länger für Projektmanagement interessiert und wollte gern in dem Bereich arbeiten, und eine internationale Ausrichtung war mir ebenfalls wichtig. So hörte ich mich bei meinen Mitschülern um und erfuhr von diesem dualen Studiengang. Obwohl ich bis dahin gar nicht übermäßig IT-affin gewesen war, fand ich die Kombination spannend und am Ende passte einfach alles sehr gut – die Studieninhalte und das Unternehmen Fresenius. Ich wollte gern in einem großen Unternehmen mit Entwicklungsmöglichkeiten arbeiten, und die hat man hier definitiv. Die Jobsicherheit und das Gehalt sind gut. An Fresenius schätze ich außerdem, dass ich in meinem Job viele Freiheiten und Gestaltungsspielräume habe. Es gibt wenig strikte Vorgaben, im Grunde kann sich jeder und jede eigene Bereiche aufbauen. Während des dualen Studiums wurde ich sehr gut betreut und bekam viel Unterstützung dabei, später die passende Abteilung zu finden. Ich mag die flexiblen Aufgaben und die guten Weiterbildungsmöglichkeiten. Und inzwischen ist auch die Kantine richtig gut!

Durch meine Tätigkeit für die Medical Care bekomme ich tiefe Einblicke in patiennahe Themen, das finde ich spannend. Auch wie eine globale Forschungsorganisation aufgestellt ist und arbeitet, um kontinuierlich bessere Therapien für mehr Patienten zu entwickeln, interessiert mich sehr. Ich wollte immer international arbeiten, auch weil ich während der Schulzeit nicht dazu gekommen war, ins Ausland zu gehen. Schon während meines dualen Studiums verbrachte ich dann einige Zeit am Forschungsstandort von Fresenius Medical Care in Concord in den USA. Hierdurch konnte ich die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen dort ausbauen. Das Internationale an meinem Job mag ich sehr. Morgens mit einem Abteilungsleiter in Schanghai zu telefonieren, nachmittags mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen europäischen Ländern zu sprechen und nachmittags mit denen in den USA – das finde ich richtig gut. Auch dass wir agil arbeiten und in Sprints planen liegt mir und gibt mir die Chance einen höheren Wertbeitrag zu GRD zu liefern und das in einer effizienteren Art und Weise.

Zu Beginn war es etwas aufregend für mich, Telefonate oder Videokonferenzen mit vielen Personen aus zum Teil deutlich höheren Hierarchieebenen zu führen. Portfoliomanagement ist für viele abstrakt, da musste ich einiges erklären. Inzwischen habe ich mich daran gewöhnt. Ansonsten bringt fast jeder Tag Überraschungen mit sich. Ich muss mich ständig in neue Themen einarbeiten, das ist manchmal anstrengend, aber gleichzeitig total vielfältig und abwechslungsreich.

Anfang 2020 sollten wir unsere Projektmanagementsoftware als Zeiterfassungstool für alle Mitarbeitenden von GRD in den USA und Deutschland einführen. Wir hatten aber nur zwei Monate Zeit für den Rollout bei rund 800 Beschäftigten – inklusive Schulungen. Vorher hatten sie mit Individuallösungen gearbeitet und jetzt galt es, das zu vereinheitlichen. Mein Vorgesetzter war einen Teil der Zeit im Urlaub, sodass ich das Projekt und das Team weitgehend allein leiten und direkt an den CFO von GRD berichten musste. Es musste zuerst die passende Lösung gefunden werden - mein Team hatte sich in einem Evaluationsprozess gegen externe Anbieter durchgesetzt. Dann folgte die Anpassung auf die spezifischen Anforderungen der Finanzabteilung und am Ende schulten und integrierten wir innerhalb von Blöcken à zwei Wochen mehrere Hundert Mitarbeitende über Online-Trainings. Am Ende klappte alles, wir hielten den Zeitrahmen und das Budget ein und bekamen gutes Feedback für den Rollout.

Auch wenn wir hier in einem Großunternehmen sind, hat man doch viele Freiheiten. Man sollte proaktiv sein und nicht darauf warten, dass es Vorgaben gibt. Selbstständigkeit und unternehmerisches Denken sind sehr wichtig, wir suchen uns die Meisten unserer Themen selbst. Motivation und Skills sind am Ende wichtiger als die fachliche Ausrichtung – wir haben hier im Team sehr unterschiedliche Hintergründe: von Veranstaltungsmanagement über Biochemie bis Wirtschaftsinformatik ist die Mischung bunt und vielfältig.