Regionaler Verwaltungsassistent (m/w/d) - MedTech

In dieser Funktion leisten Sie umfassende administrative Unterstützung für den Regional Director of MedTech und das regionale Führungsteam, zu dem der Marketing Manager, drei Produktmanager, der Finance Manager, der Quality Specialist (der dem Finance Manager unterstellt ist) und der CFO von MedTech gehören.

Das Hauptziel besteht darin, reibungslose operative und administrative Abläufe zu gewährleisten und zur allgemeinen Effizienz und Effektivität des regionalen Führungsteams beizutragen.

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination interner und externer Meetings, einschließlich der Vorbereitung der Tagesordnung, des Protokolls und der Logistik (Sitzungsräume, Ausrüstung, Catering)

• Umfassendes Reisemanagement: Organisation von Flügen, Unterkünften, lokalen Transportmitteln und Reiseunterstützung unter Einhaltung der internen Richtlinien

• Verwaltung und Einreichung von Spesenabrechnungen für den Regional Director und den MedTech CFO unter Verwendung von Unternehmenssystemen (z. B. SAP Concur), Gewährleistung der Genauigkeit und rechtzeitigen Erstattung

• Koordinierung und Unterstützung bei der Organisation von regionalen Veranstaltungen: Workshops, Produkteinführungen und strategische Treffen

• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Überprüfung von Präsentationen, Finanzberichten und strategischen Dokumenten

• Verwaltung und Pflege von Kalendern, Überwachung wichtiger Termine und Koordinierung von Prioritäten für alle Mitglieder des regionalen Teams

• Unterstützung von Lieferantenbeziehungen: Vorbereitung und Nachverfolgung von Bestellungen, Überprüfung von Rechnungen und Koordinierung von Zahlungen in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung

• Verwaltung und Ablage von Dokumenten (sowohl digital als auch physisch) unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und Datenschutzbestimmungen

• Überwachung und Unterstützung bei administrativen Prozessen im Zusammenhang mit Qualität und Compliance in enger Zusammenarbeit mit dem Qualitätsspezialisten und dem Finanzmanager

• Beaufsichtigung und Verwaltung von Anfragen in Bezug auf Büromaterial, IT-Ausrüstung und andere notwendige Ressourcen, um die Verfügbarkeit und den ordnungsgemäßen Betrieb für alle regionalen Teammitglieder sicherzustellen

• Administrative und logistische Unterstützung des CFO von MedTech, einschließlich der Verwaltung der Tagesordnung und der Koordinierung von wichtigen Sitzungen und Aktivitäten in der Region

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Sekretariatsarbeit oder verwandte Bereiche) oder gleichwertige einschlägige Erfahrung

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion in einem Unternehmen, vorzugsweise in einem multinationalen Unternehmen oder in der Gesundheits-/MedTech-Branche

• Beherrschung von Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); Erfahrung mit Reise- und Spesenmanagementprogrammen (z. B. SAP Concur) ist von Vorteil

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

• Ausgeprägtes Organisationstalent, Liebe zum Detail, die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effektiv zu bewältigen und angemessene Prioritäten zu setzen

• Proaktive Einstellung, absolute Diskretion und eine ausgeprägte Dienstleistungs- und Problemlösungsorientierung