Wie die Spinne im Netz: Enterprise Architecture Management bei Fresenius Netcare

Dass ein Unternehmen mit mehr als 300.000 Mitarbeitern in über 100 Ländern eine heterogene IT-Landschaft hat, ist nicht weiter verwunderlich. Wie ein kleines Team dank Automatisierung den Überblick über diese Komplexität behält, darüber berichten Mirjam Bayatloo, Senior Consultant Enterprise Architecture Management, und Thomas Schreiner, Director Enterprise Architecture Management bei Fresenius Netcare.

Was sind genau die Aufgaben der Abteilung Enterprise Architecture Management?

Thomas Schreiner: Unser erster Auftrag ist es, die IT-Landschaft des Konzerns weltweit transparent zu machen. Es geht also darum, zu verstehen, welche IT wir in den verschiedenen Ländern haben, welche Anwendungen genutzt werden und wie das alles zusammenhängt. Auch die Verbindungen mit der darunterliegenden Infrastruktur betrachten wir. Neben dieser Transparenzaufgabe ist es außerdem unser Ziel, diese weltweite Architektur so zu gestalten und weiterzuentwickeln, dass sie die Geschäftsziele des Konzerns bestmöglich unterstützt. Wir ermitteln, was das Unternehmen genau braucht, was eine in diesem Sinne gute IT-Landschaft bedeutet und wie wir diese erreichen.

Unser erster Auftrag ist es, die IT-Landschaft des Konzerns weltweit transparent zu machen.

Mirjam Bayatloo: Der Hintergrund ist, dass wir natürlich eine unglaubliche Heterogenität vorfinden. Wir haben Tausende von Anwendungen, verteilt auf Hunderte von Konzerngesellschaften, in einem riesigen Netzwerk aus Abhängigkeiten und Beziehungen. Um diese Komplexität zu verstehen und trotzdem noch klar kommunizieren zu können, muss man sich in die Vogelperspektive begeben und versuchen, die IT-Landschaft in eine saubere Systematik zu überführen. In einer solchen Systematik werden Anwendungen nach ihrem Einsatzgebiet kategorisiert – etwa Personal, Produktion oder Marketing. Wir schauen uns aber auch die geografische Verteilung an: In welcher Gesellschaft wird welche IT verwendet? Und wir betrachten die Abhängigkeiten untereinander, etwa welche Auswirkungen es hat, wenn sich an einer Stelle im System etwas ändert.

Und wie bekommt ihr diese Informationen?

Thomas Schreiner: Wir sind an verschiedene Prozesse angedockt, zum Beispiel an den IT-Request-Prozess. Wenn also jemand etwas Neues in Sachen IT beauftragt, bekommen wir eine Benachrichtigung. Auch der Datenschutz ist eine Quelle für uns. Wenn hier eine neue Applikation bekannt wird, dann werden wir auch darüber informiert. Für die Zukunft ist geplant, dass wir bei Projekten frühzeitig involviert werden, wenn es darum geht, bestimmte Systeme auszuwählen. Natürlich können wir nicht die eigentliche Auswahl eines Systems oder einer Anwendung treffen – das haben die Fachabteilungen besser im Blick. Aber worin wir wirklich gut sind, ist die Beurteilung, ob das System oder die Anwendung zu unserer bestehenden IT-Landschaft passt. Ob die Technologien passen und ob wir die Kapazität und das Know-how haben, um das später dann auch zu betreuen. Wir achten also darauf, ob wir uns eine Technologie ins Haus holen, die später im Betrieb oder bei der Integration zu Problemen führen könnte, oder ob wir damit gut zurechtkommen werden, weil es einfach zu dem passt, was wir schon haben.

Wie sieht euer Alltag aus?

Mirjam Bayatloo: Ich habe einen typischen Bürojob, verbringe viel Zeit am Laptop, bin in regelmäßigem Kontakt mit den jeweiligen Applikationsverantwortlichen und unterstütze sie bei Bedarf. Es geht darum, bei allen Projekten auf dem Laufenden zu bleiben. Im vergangenen Jahr zum Beispiel haben wir daran gearbeitet, dass sich die Datenqualität verbessert, die der IT-Landschaft zugrunde liegt. Wir haben auch dafür gesorgt, dass wir mit unserem eigenen Prozess möglichst wenig Arbeit haben. Ich versuche immer, recht viel zu automatisieren und schreibe Skripte für unser zentrales Tool, damit wir möglichst wenig manuell machen müssen.

Thomas Schreiner: Ich habe viele Meetings und Calls, denn ich führe Gespräche mit den unterschiedlichsten Stakeholdern aus der ganzen Welt, aus der gesamten Organisation, aus jedem Segment. Und dabei geht es immer darum, wie wir mit unserer Transparenz und unserer Übersicht dazu beitragen können, dass die einzelne Abteilung und der Konzern insgesamt einen Vorteil davon haben. Das ist ein großer Teil meines Tagesgeschäfts: mir zu überlegen, wo wir denn das Architekturmanagement noch überall verankern und in welchen Konzerndisziplinen wir noch einen Mehrwert bringen können. Ich baue die Kontakte auf, etwa zu unseren Audit-Abteilungen, zum Risikomanagement, zum Datenschutz und so weiter.

Und wie kamt ihr zu Fresenius, was ist euer Background?

Mirjam Bayatloo: Ich habe Informatik studiert und war vorher bei einer IT-Strategieberatung. Dort hatte ich schon Projekte bearbeitet, bei denen es um Enterprise Architecture Management ging, das fand ich damals schon spannend. Ich wollte dann gern in einen Konzern wechseln und schaute direkt auf der Website von Fresenius. Die Stellenausschreibung hat mich angesprochen, weil es darum ging, etwas aufzubauen und mitzugestalten. Das hat mich gereizt. Dass das Team wirklich komplett neu aufgebaut wurde und ich das mitgestalten konnte, fand ich sehr faszinierend. Und das ist ja noch nicht abgeschlossen, es gibt noch so viel Potenzial in unterschiedlichste Richtungen, wo wir wirklich großen Mehrwert im Konzern bringen können. Ich bin jetzt seit Mitte 2018 dabei.

Thomas Schreiner: Ich habe auch Informatik studiert, bin seit 2013 im Konzern und war vorher als Projektleiter und Architekt bei einem großen Softwarehersteller tätig. In meiner ersten Rolle für Fresenius war ich als Projektmanager verantwortlich für verschiedenste Architektur-Transformationen. Irgendwann haben wir gemerkt, dass wir ein Enterprise Architecture Management aufbauen müssen, um den Überblick zu behalten. Das war Anfang 2017, und ich startete das zunächst in einer Stabsstelle, habe dann aber recht bald Mitarbeiter eingestellt.

Nun habt ihr kürzlich einen Preis bekommen – wie kam das und worum ging es da genau?

Mirjam Bayatloo: Um die gesamte IT-Landschaft transparent zu machen, nutzen wir ein Tool namens LeanIX. Es erlaubt es uns, alle Daten zu unserer Applikationslandschaft, den Gesellschaften und Prozessen zu pflegen. Außerdem können wir diese Daten damit visualisieren und ansprechende Übersichten nach verschiedenen Kriterien erzeugen. Wir heben zum Beispiel farblich hervor, welche Anwendungen besonders sicherheitskritisch sind oder besondere Datenkategorien verarbeiten. Dieses Tool haben wir deutlich erweitert und an unsere Prozesse angepasst. So haben wir beispielsweise das Datenqualitätsmanagement weitestgehend selbst entwickelt und das Tool so stark automatisiert, dass wir mit der geringstmöglichen manuellen Interaktion auskommen. LeanIX hat eine starke Programmierschnittstelle, die wir uns zunutze gemacht haben, um sowohl andere Tools anzuschließen als auch unsere eigenen Prozesse zu implementieren.

Thomas Schreiner: Das Tool hat eine rege Community, in der wir auch aktiv sind und unsere eigenen Erweiterungen vorstellen und diskutieren, beispielsweise im Rahmen einer Präsentation auf einer Fachkonferenz. Dem Hersteller sind unsere zahlreichen Ideen und Erweiterungen so positiv aufgefallen, dass er sich dazu entschlossen hat, uns den Award „Strongest Innovator“ zu verleihen. Denn mit dem, was wir tun, spielen wir weltweit in der ersten Liga. Wir haben auch selbst dazu eine eigene Community gegründet, in der 40 bis 50 Unternehmen vertreten sind, vernetzen uns also stark. Dadurch haben wir auch über die Grenzen von Fresenius hinaus eine gewisse Sichtbarkeit bekommen.

Was schätzt ihr an eurer Arbeit im Enterprise Architecture Management?

Mirjam Bayatloo: Meine Arbeit ist flexibel und kreativ, das gefällt mir gut. Und ich bekomme in dieser Gruppe wirklich den großen Blick auf den gesamten Konzern. In unserem Tool haben wir beispielsweise eine Übersicht in Form einer Weltkarte. Hier kann ich sehen, welche Unternehmensbereiche welche Technologien nutzen und wie das alles zusammenhängt. Dadurch können wir Konzernbereiche verknüpfen, die bisher noch nie miteinander zu tun hatten. Und das erlaubt es uns auch, Standardisierung voranzutreiben.

Wir sind eine der Abteilungen, die im gesamten Konzern am stärksten vernetzt ist, weil wirklich jeder mit uns zu tun hat.

Thomas Schreiner: Wenn wir beispielsweise eine Anfrage nach einem System für Vertragsverwaltung bekommen, können wir nachsehen, wo auf der Welt schon so etwas im Einsatz ist, und ob es möglicherweise eine Standard-Lösung gibt. Wir können so der anfragenden Abteilung pragmatisch helfen und das Risiko versteckter Folgekosten reduzieren. Wir sind eine der Abteilungen, die im gesamten Konzern am stärksten vernetzt ist, weil wirklich jeder mit uns zu tun hat. Denn alle haben den Bedarf, ihre eigene IT-Landschaft besser zu verstehen. Ich habe täglich mit der ganzen Welt zu tun, das gefällt mir enorm gut. Bei uns laufen alle Fäden zusammen, wir sitzen quasi wie eine Spinne im Netz – und wenn wir die Übersicht nicht haben, wird sie niemand anderes haben.

Vielen Dank für das Gespräch!

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