Teamassistent – Globale kommerzielle Exzellenz (m/f/d)

Ihre Verantwortlichkeiten: 

Team & Geschäftsabläufe 

• Bietet administrative und operative Unterstützung für das Team, verwaltet komplexe Terminplanung über mehrere Stakeholder und verschiedene Zeitzonen hinweg und erledigt die täglichen Koordinationsaufgaben.

• Bereitstellung proaktiver administrativer und koordinierender Unterstützung für den Head of Global Commercial Excellence, wie das Management komplexer Terminplanung, Priorisierung von Informationsflüssen und Koordination reisebezogener Aufgaben.

• Übernehmen Sie Ad-hoc-Verwaltungsaufgaben und unterstützen Sie Projektmanagementaktivitäten, indem Sie aktiv Möglichkeiten zur Verbesserung der Teameffizienz und -prozesse identifizieren.

• Tragen Sie zur Vorbereitung hochwertiger PowerPoint-Präsentationen für Führungs- oder Teamkommunikation bei.

• Leitung der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen und Workshops, einschließlich direkter Koordination mit Anbietern (z. B. Hotels, Veranstaltungsorte, Restaurants).

• Buchen Sie Besprechungsräume und organisieren Sie das Catering für größere Meetings oder Workshops, wobei Sie eng mit lokalen Büroleitern zusammenarbeiten, wenn eine externe oder globale Koordination der Einrichtungen erforderlich ist.

• Koordinatiere IT-Ausrüstung und Arbeitsplatzaufbau für neue Teammitglieder und stelle sicher, dass alles vor ihrem ersten Arbeitstag bereit ist.

• Unterstützen Sie neue Mitarbeiter und externe Partner während des gesamten Onboarding-Prozesses, insbesondere beim Zugang zu IT-Systemen, HR-Plattformen und der allgemeinen administrativen Einrichtung.
   

Finanzen & Beschaffungsverwaltung 

• Verwaltung des gesamten Statement of Work (SoW)- und Rechnungsprozesses, einschließlich Dokumentation, Unterschriftenverfolgung und Nachverfolgung interner Zahlungen (z. B. Lieferantenrechnungen, Reisekosten), und gewährleisten Sie die Genauigkeit und Einhaltung interner Finanzabläufe.

• Bereite Einkaufsanforderungen und Bestellungen mit internen Beschaffungstools (z. B. Instore) vor und reiche sie ein, um die Einhaltung von Genehmigungsabläufen und den Überblick über bestehende Bestellungen sicherzustellen

• Buche die empfangenen Waren im Instore genau, um den Zahlungsprozess auszulösen

• Bearbeitung steuerrelevanter Teamaktivitäten mit dem entsprechenden internen System und sicherstellung einer genauen und zeitnahen Bereitstellung aller erforderlichen Informationen zur Unterstützung steuerbezogener Prozesse
   

Ihre Qualifikationen: 

• Sie bieten 2–3 Jahre nachgewiesene Erfahrung in administrativer oder operativer Unterstützung in einem schnelllebigen Umfeld.

• Sie sind digital fließend und selbstbewusst im Umgang mit Tools wie Outlook, Teams, Excel und PowerPoint – und passen sich schnell an neue Systeme und Plattformen an.

• Man ergreift Initiative, antizipiert Bedürfnisse und löst Probleme proaktiv – man wartet nicht auf Anweisungen; Du spielst schon.

• Sie bringen Struktur in Komplexität, sind hochorganisiert und sind stolz darauf, detailorientiert und zuverlässig zu sein.

• Sie gehen mit sensiblen Informationen diskret und professionell um und agieren als vertrauenswürdiger Vertreter des Teams.

• Du bist ein Teamplayer, der zu einer positiven, kooperativen Kultur beiträgt und beständige, verlässliche Unterstützung bietet.

• Sie kommunizieren klar, selbstbewusst und angemessen/respektvoll über verschiedene Zielgruppen hinweg – von Teammitgliedern und leitenden Führungspersönlichkeiten bis hin zu externen Partnern.

• Sie haben Erfahrung in einer interkulturellen und internationalen Umgebung.

• Sie sprechen fließend Englisch (Pflicht); Zusätzliche Sprachen sind ein Plus.