Teamassistent (m/w/d) – Globales kommerzielles Ökosystem & Enablement

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Team & Geschäftsabläufe

• Bietet administrative und operative Unterstützung für das Team, verwaltet komplexe Terminplanung über mehrere Stakeholder hinweg und unterstützt das Team mit
• Bieten Sie der Führung administrative und operative Unterstützung bereit, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Verwaltung komplexer Terminplanung, Priorisierung und täglicher Koordination.
• Übernehmen Sie die Ad-hoc-Verwaltungsaufgaben und identifizieren Sie aktiv Möglichkeiten zur Verbesserung der Teameffizienz und -prozesse.
• Tragen Sie zur Vorbereitung hochwertiger PowerPoint-Präsentationen für Führungs- oder Teamkommunikation bei.
• Leitung der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen und Workshops, einschließlich direkter Koordination mit Anbietern (z. B. Hotels, Veranstaltungsorte, Restaurants).
• Buchen Sie Besprechungsräume und organisieren Sie das Catering für größere Meetings oder Workshops, wobei Sie eng mit lokalen Büroleitern zusammenarbeiten, wenn eine externe oder globale Koordination der Einrichtungen erforderlich ist.
• Koordinatiere IT-Ausrüstung und Arbeitsplatzaufbau für neue Teammitglieder und stelle sicher, dass alles vor ihrem ersten Arbeitstag bereit ist.
• Unterstützen Sie neue Mitarbeiter und externe Partner während des gesamten Onboarding-Prozesses, insbesondere beim Zugang zu IT-Systemen, HR-Plattformen und der allgemeinen administrativen Einrichtung.
   

Finanzen & Beschaffungsverwaltung

• Verwaltung des gesamten Statement of Work (SoW)- und Rechnungsprozesses, einschließlich Dokumentation, Unterschriftenverfolgung und Nachverfolgung interner Zahlungen (z. B. Lieferantenrechnungen, Reisekosten), und gewährleisten Sie die Genauigkeit und Einhaltung interner Finanzabläufe.
• Bereite Kaufanforderungen und Bestellungen mit internen Beschaffungstools (z. B. Instore) vor und reiche sie ein, stelle die Einhaltung der Genehmigungsabläufe und überblicke bestehende Bestellungen
• Buche die empfangenen Waren im Instore, um den Zahlungsprozess auszulösen
• Bearbeitung steuerrelevanter Teamaktivitäten mittels eines internen Systems und sicherstellung einer genauen und zeitnahen Bereitstellung aller erforderlichen Informationen zur Unterstützung steuerbezogener Prozesse
   

Erforderliche Qualifikation & Erfahrung:

• Mindestens zwei bis drei Jahre nachgewiesene Erfahrung in der Bereitstellung administrativer oder operativer Unterstützung in einem schnelllebigen Umfeld.
• Sie sind digital fließend und selbstbewusst im Umgang mit Tools wie Outlook, Teams, Excel und PowerPoint – und passen sich schnell an neue Systeme und Plattformen an.
• Man ergreift Initiative, antizipiert Bedürfnisse und löst Probleme proaktiv – man wartet nicht auf Anweisungen; Du spielst schon.
• Sie bringen Struktur in Komplexität, sind hochorganisiert und sind stolz darauf, detailorientiert und zuverlässig zu sein.
• Sie gehen mit sensiblen Informationen diskret und professionell um und agieren als vertrauenswürdiger Vertreter des Teams.
• Du bist ein Teamplayer, der zu einer positiven, kooperativen Kultur beiträgt und beständige, verlässliche Unterstützung bietet.
• Sie kommunizieren klar, selbstbewusst und angemessen über verschiedene Zielgruppen hinweg – von Teammitgliedern und Führungskräften bis hin zu externen Partnern.
• Sie haben Erfahrung in einer interkulturellen und internationalen Umgebung.
• Sie sprechen fließend Englisch (Pflicht); Zusätzliche Sprachen sind ein Plus.