Assistant Digital Projects (m/w/d)

Als Teil des Bereichs Corporate Development, der verschiedene zentrale Themen wie z. B. Corporate Strategy, Investment Management, Mergers & Acquisitions, Performance Management und Technology & Innovation unter sich vereint, geht es auch im Team Digital Projects um vielfältige und richtungsweisende Themenfelder. Hier fokussieren wir uns darauf, Ideen für digitale Lösungen und Innovationen zu entwickeln, die die Effizienz, Qualität und Zugänglichkeit der Gesundheitsversorgung verbessern, und bis zur Implementierung zu führen.

Bewerben Sie sich und unterstützen Sie unseren Senior Vice President Digital Projects bei diesen spannenden Themen als Assistant (m/w/d), indem Sie administrative und organisatorische Aufgaben übernehmen und zu einem reibungslosen Ablauf der Abteilung in einem dynamischen und internationalen Umfeld beitragen.

Ihre Aufgaben

• Mit der Führung des Sekretariats sind Sie sowohl verantwortlich für die Sichtung und Aufbereitung der Eingangspost als auch für die Erledigung der Korrespondenz des Senior Vice President Digital Projects, sowohl nach Vorlage als auch eigenständig.

• Die Koordination und Überwachung von Terminen, inklusive des Empfangs und der Bewirtung von Gästen, gehört ebenso zu Ihren täglichen Aufgaben wie das Pflegen von Ablage und Wiedervorlage, deren selbstständige Nachverfolgung und die Überwachung von Fristen.

• Ihre Qualifikation stellen Sie ebenso bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsunterlagen, Vorstandsvorlagen, Aufsichtsrats- und Prüfungsausschussdokumenten unter Beweis.

• Selbstständig übernehmen Sie die Kontrolle von Budget und Rechnungen und legen Bestellungen an.

• Sie planen, organisieren und koordinieren Reisen (inkl. Reisekostenabrechnungen), Veranstaltungen und Besprechungen und sind für deren reibungslosen Ablauf verantwortlich.

• Proaktiv unterstützen Sie sowohl den Senior Vice President Digital Projects als auch die Teammitglieder administrativ bei Aufgaben und, je nach Qualifikation, bei (Teil-)Projekten.

• Zu guter Letzt koordinieren Sie das abteilungsübergreifende Wissensmanagement und unterstützen die Abteilung beim Onboarding neuer Mitarbeitende.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder (Fremdsprachen-)Sekretariatsausbildung.

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Führung eines Sekretariats auf Führungsebene eines international agierenden Unternehmens.

• Kommunikationsstärke in verhandlungssicherem Englisch und Deutsch.

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)

• Organisationstalent, hohe Dienstleistungsorientierung sowie ein ausgeprägtes Maß an Flexibilität, Zuverlässigkeit, Leistungsbereitschaft, Vertraulichkeit und Diskretion.

• Ausgeprägte soziale Kompetenz, gepaart mit starken Kommunikationsfähigkeiten sowohl im Umgang mit internen Stakeholdern (z. B. Vorstand, leitende und nicht-leitende Mitarbeitende auf allen Ebenen) als auch externen Partnern (z. B. Bewerbende, Personalberatungen, Agenturen, Arbeitgeberverbände).

• Bereitschaft, 3 bis 4 Tage pro Woche in Bad Homburg zu sein.