Project Management Office (PMO) - Global Commercial Ecosystem & Enablement (m/f/d)

Als PMO mit Schwerpunkt Controlling und Reporting innerhalb des Global CRM & Applications-Teams unterstützen Sie die erfolgreiche Umsetzung unserer globalen CRM-Transformationsinitiativen, indem Sie eine genaue Projektverfolgung, Berichterstattung und Finanzaufsicht sicherstellen. Sie arbeiten eng mit dem PMO, den Projektleitern und funktionsübergreifenden Stakeholdern zusammen, um Transparenz zu schaffen, den Fortschritt zu überwachen und die Entscheidungsfindung durch strukturierte Berichte und Analysen zu unterstützen. Ihre Rolle ist entscheidend für eine effiziente Projektdurchführung und -steuerung über mehrere CRM-bezogene Initiativen hinweg.

Zweck / Hauptverantwortlichkeiten:

• Projektberichterstattung & Dokumentation: Erstellung und Pflege regelmäßiger Projekt- und Geschäftsstatusberichte, Dashboards und Zusammenfassungen für die C-Suite und die Programmleitung sowie für andere Interessengruppen unter Verwendung von BI-Tools für fortgeschrittene Berichterstattung und Datenvisualisierung. Dokumentation von Sitzungsprotokollen, Aktionspunkten und Entscheidungen aus projektbezogenen Sitzungen

• Projektcontrolling und Budgetüberwachung: Unterstützen Sie die Planung, Überwachung und Kontrolle von Projektspots, Zeitplänen und Ressourcenzuweisungen. Verfolgen Sie Ist- und Sollwerte und eskalieren Sie Abweichungen, wenn nötig.

• Lizenz-Management: Handeln Sie als Lizenzmanager und sammeln Sie zentral den Lizenzbedarf und koordinieren Sie diesen mit den verschiedenen Anbietern (wie Salesforce, Veeva PromoMats, etc.)

• Verfolgung von Meilensteinen und Risiken: Überwachen von Projektmeilensteinen, Risiken und Abhängigkeiten über mehrere CRM-Initiativen hinweg (z. B. Salesforce OneCRM, MLR, Customer Master, Tender Management usw.) und Sicherstellen der Sichtbarkeit und des Abgleichs mit den allgemeinen Programmzeitplänen und Abhängigkeiten zwischen den Initiativen

• Verwaltung von Tools und Repositories: Pflege zentraler Repositories für Projektdokumentation, Vorlagen und Ressourcen mithilfe von Tools wie JIRA, Confluence, DevOps und SharePoint

• Koordinierung von Besprechungen und Unterstützung der Governance: Unterstützung bei der Organisation und Koordinierung von projektbezogenen Meetings, Lenkungsausschüssen und Governance-Sitzungen. Sicherstellung der rechtzeitigen Kommunikation und Nachverfolgung von Maßnahmen

• Kommunikation mit Interessengruppen: Unterstützung der täglichen Kommunikation zwischen Projektteams, Führungskräften und externen Partnern. Sicherstellung konsistenter und rechtzeitiger Aktualisierungen für relevante Interessengruppen

• Prozess-Optimierung: Tragen Sie zur Analyse und Verbesserung der Projektverfolgungs- und Berichterstattungsprozesse bei. Erkennen von Lücken und Vorschlagen von Lösungen zur Verbesserung von Effizienz und Genauigkeit

Erforderliche Qualifikation und Erfahrung:

• Universitärer Master-Abschluss in Betriebswirtschaft, Projektmanagement, Finanzen oder einem verwandten Bereich

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Pharma-/Life Science-Branche oder im Consulting, vorzugsweise in strategischen und geschäftsorientierten Funktionen, im Controlling und/oder im Consulting

• Erfahrung in der Koordination und dem Management von kommerziellen Initiativen über mehrere Länder und Geschäftsbereiche innerhalb eines multinationalen Unternehmens

• Hervorragende Kommunikations-, Präsentations- und Moderationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, unterschiedliche Zielgruppen und Interessengruppen einzubeziehen und zu beeinflussen

• Ausgeprägte Fähigkeiten im Projektmanagement und im Umgang mit Stakeholdern, einschließlich des Einsatzes von Projektmanagement-Tools

• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Liebe zum Detail, insbesondere bei der Verfolgung von Budgets, Zeitplänen und KPIs

• Beherrschung von Microsoft Office (Excel, PowerPoint, SharePoint) und Reporting-Tools (z. B. PowerBI, Tableau, ServiceNow Reporting) sowie eine selbstständige, prozess- und ergebnisorientierte Arbeitsweise

• Eine Salesforce-Zertifizierung und/oder Projektmanagement-Zertifizierungen sind ein Plus

• Fließende deutsche und englische Sprachkenntnisse sind erforderlich, weitere Sprachen sind von Vorteil