Assistent des Vice President IT Security / Corporate CISO (m/w/d)

Herzlich willkommen im Team der IT-Sicherheit bei Fresenius Digital Technology! Wir sind verantwortlich für die Implementierung, das Management und den Betrieb von Programmen, Projekten und Dienstleistungen für eine Vielzahl unterschiedlicher Sicherheitsfunktionen in verschiedenen Unternehmensbereichen innerhalb der Fresenius-Gruppe.

In dieser Rolle sind Sie die rechte Hand des Vice President IT Security / Corporate CISO, der Vertrauenswürdigkeit, Mut und die intrinsische Motivation zur Selbstentwicklung sehr schätzt. Es liegt in Ihrer Verantwortung, einen reibungslosen Betrieb und eine effektive Kommunikation über alle Ebenen hinweg sicherzustellen. Ihre Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen, Aufgaben proaktiv zu bewältigen und spontane Herausforderungen zu meistern, wird der Schlüssel zu Ihrem Erfolg sein. Diese Position bietet Ihnen die einmalige Gelegenheit, einen direkten Beitrag zu unseren strategischen Cybersicherheitsinitiativen zu leisten und gleichzeitig Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld zu entwickeln.

Ihre Aufgaben

• Verwalten des Kalenders, Setzen von Prioritäten und Koordinieren von Besprechungen, Bearbeiten von E-Mail-Korrespondenz und effizientes Organisieren von Aufgaben, um strategische Prioritäten im Auge zu behalten.

• Sie fungieren als Hauptverbindungsstelle zwischen der Funktion, den Mitarbeitern und externen Interessengruppen und steuern den Informationsfluss.

• Beaufsichtigung von Verwaltungsprozessen, einschließlich Beschaffungsaufgaben, Onboarding/Offboarding-Prozesse und Gewährleistung eines reibungslosen Tagesgeschäfts.

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Verbreitung interner Mitteilungen, z. B. All-Hands-Meetings und regelmäßige Newsletter, in enger Zusammenarbeit mit den PMOs.

• Sie koordinieren, organisieren und unterstützen interne und externe Sitzungen, Workshops und Veranstaltungen, sowohl auf lokaler als auch auf globaler Ebene. Dazu gehören logistische Vorkehrungen, die Vorbereitung von Materialien und Folgemaßnahmen.

• Übernahme von Sonderprojekten nach Bedarf, Bereitstellung von Daten für Berichtszwecke und Unterstützung bei monatlichen und jährlichen Finanzprognosen.

• Sie sind bereit, unerwartete Aufgaben zu übernehmen, um den reibungslosen Ablauf im Team und in der Organisation zu gewährleisten.

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt.

• Umfassende Erfahrung mit MS Office, insbesondere mit Word, Excel und PowerPoint, mit der Fähigkeit, Dokumente mühelos zu erstellen, zu aktualisieren und zu formatieren.

• Strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise bei der Verwaltung von Aufgaben und Terminen.

• Selbstbewusstes und diplomatisches Auftreten mit der Fähigkeit, Beziehungen zu Interessengruppen auf allen Ebenen zu pflegen und zu verwalten.

• Persönlichkeit mit einem Gespür für die eigenständige Suche nach Lösungen und die Überwindung von Hindernissen sowie einem Verständnis für die Bedeutung von Diskretion und der Wahrung eines hohen Maßes an Vertraulichkeit in allen Angelegenheiten.

• Bereitschaft, zu lernen und sich weiterzubilden und zusätzliche Aufgaben wie Veranstaltungsmanagement und Kommunikationsunterstützung zu übernehmen.

• Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch mit der Fähigkeit, Informationen auf allen Ebenen klar und effektiv zu vermitteln.