Teamassistent (m/w/d)

Werden Sie Teil des Global Commercial Excellence Teams von Fresenius Kabi und tragen Sie maßgeblich zum operativen Erfolg unseres internationalen Geschäfts bei. Wir suchen einen proaktiven und detailorientierten Teamassistenten (m/w/d), der sich in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld wohlfühlt. In dieser Position unterstützen Sie unser Team und unsere Führungskräfte in administrativen und koordinativen Belangen und helfen uns dabei, wirkungsvolle kommerzielle Initiativen in allen Märkten voranzutreiben. Ob es um die Organisation globaler Meetings, die Unterstützung von Onboarding-Prozessen oder die Koordination mit Lieferanten geht - Ihre strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise trägt dazu bei, dass unser Tagesgeschäft reibungslos abläuft.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen das Team und die Geschäftsleitung in administrativen und operativen Belangen, einschließlich komplexer Terminplanungs- und Koordinationsaufgaben, und stellen sicher, dass die täglichen Abläufe mit Genauigkeit und Sorgfalt erledigt werden.

• Übernahme und Durchführung von Ad-hoc-Verwaltungsaufgaben und kleineren Projekten zur Verbesserung der Teameffizienz und der internen Prozesse.

• Unterstützung bei der Vorbereitung wiederkehrender Berichte und Erstellung hochwertiger PowerPoint-Präsentationen für die Kommunikation mit der Leitung und dem Team.

• Planen und Verwalten von internen und externen Veranstaltungen oder Workshops, wobei Sie sich bei Bedarf direkt mit Veranstaltungsorten und Anbietern abstimmen (einschließlich der Buchung von Tagungsräumen, der Organisation von Catering und der Abstimmung mit den Administratoren der lokalen Büros für Veranstaltungen vor Ort und weltweit).

• Unterstützung des Onboarding-Prozesses für neue Teammitglieder und externe Partner, insbesondere mit IT-Systemen und HR-Tools, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

• Verwaltung des gesamten Arbeitserklärungs- und Rechnungsprozesses, einschließlich Dokumentation, Genehmigungen und Nachverfolgung von Zahlungen.

• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Spesenabrechnungen in Übereinstimmung mit den internen Richtlinien, wobei ein hohes Maß an Genauigkeit zu gewährleisten ist.

• Vorbereitung und Einreichung von Bestellanforderungen unter Verwendung interner Beschaffungsplattformen und Gewährleistung der Einhaltung von Arbeitsabläufen.

Ihr Profil

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in administrativen oder operativen Unterstützungsfunktionen in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld.

• Ausgeprägte digitale Fähigkeiten im Umgang mit Tools wie Microsoft Outlook, Teams, Excel und PowerPoint; schnelle Einarbeitung in neue Systeme und Plattformen.

• Proaktiver Problemlöser, der Bedürfnisse vorhersieht, die Initiative ergreift und die Dinge selbständig erledigt.

• Außergewöhnlich organisiert, detailorientiert und strukturiert - Sie bringen Klarheit und Ruhe in hektische Situationen.

• Sie sind professionell, diskret und zuverlässig im Umgang mit sensiblen Informationen und repräsentieren das Team.

• Positiver Teamplayer, der zu einer kooperativen und verlässlichen Arbeitskultur beiträgt.

• Klarer, selbstbewusster Kommunikator mit der Fähigkeit, Botschaften an unterschiedliche Interessengruppen und Zielgruppen anzupassen.

• Verhandlungssicheres Englisch (in Wort und Schrift); weitere Sprachen sind von Vorteil.