Scrum-Masterin bei Fresenius – moderieren, coachen, anpacken!

Scrum im Rugby bedeutet „angeordnetes Gedränge“. Für Laien sieht das so aus, als würde sich ein Haufen muskulöser Kerle übereinanderwerfen. Tatsächlich aber dient die Aktion dazu, das Spiel wieder in Bewegung zu bringen. Ähnlich sind die Ziele bei Scrum im Projektmanagement: Es ist ein Vorgehensmodell zur agilen Softwareentwicklung, das schneller Ergebnisse bringt als herkömmliche Verfahren. Doch was genau macht ein Scrum-Master, und welche Anforderungen muss die Person erfüllen, um das Gedränge in Vorwärtsschub umzusetzen? Wo setzt Fresenius agile Methoden ein? Das erläutern Mareike Wessels, Scrum-Masterin, und Philip Pursche, Gruppenleiter Smart Process Automation Solutions, beim hauseigenen IT-Dienstleister Fresenius Netcare in Bad Homburg.

Wie lange sind Sie beide schon bei Fresenius Netcare, und was genau sind Ihre Aufgaben?

Mareike Wessels: Ich bin seit 2016 bei Fresenius. Ich habe als Praktikantin bei Fresenius Medical Care angefangen und nach meiner Masterarbeit ein Traineeprogramm bei Fresenius Netcare begonnen. Seit dem Abschluss dieses Programms bin ich in der Abteilung Material Management (MM) bei Fresenius Netcare im Einsatz. Meine Position ist Scrum-Masterin für das Projekt Robotic Process Automation (RPA), das beinhaltet auch Aufgaben im Change Management innerhalb der Abteilung MM. Das heißt, dass ich mich in übergreifenden Meetings zu Kulturveränderungen und Prozessverbesserungen mit den Teams auseinandersetze.

Philip Pursche: Ich bin seit 2011 bei Fresenius, habe damals auch als Trainee angefangen. Ich arbeite wie Mareike in der Abteilung Materialwirtschaft bei Fresenius Netcare und bin dort Gruppenleiter des Teams Smart Process Automation Solutions. Hier arbeiten wir derzeit intensiv am Projekt Robotic Process Automation (RPA). Aufgenommen haben wir das Thema bei unserem internen Kunden Fresenius Kabi im Umfeld von Shared Services (zentralisierte Dienstleisungsprozesse – wie z. B. Buchhaltung). Darüber hinaus automatisieren wir auch in anderen Business-Bereichen, aber auch bei Fresenius Netcare selbst für eigene interne Prozesse.

Worum geht es beim Projekt Robotic Process Automation konkret?

Philip Pursche: Es geht um Automatisierung mithilfe von elektronischen Assistenten, die die manuellen Eingaben eines Users applikationsunabhängig nachsimulieren.

Ein Beispiel: Wenn Sie in einem Unternehmen mehrere Systeme haben und eine Analyse über alle diese Systeme fahren wollen, dann läuft das normalerweise so: Sie loggen sich in eins der Systeme ein, laden Daten herunter, loggen sich ins nächste ein usw. Am Ende versuchen Sie die Ergebnisse zusammenzufügen. Das ist natürlich ziemlich mühsam. Klassischerweise würde man dafür dann eine weitere Applikation nutzen, die sich mit allen diesen Systemen verbindet, also Schnittstellen zu ihnen aufbaut. Das wiederum ist aber häufig sehr zeitaufwendig und teuer.

Mit RPA ändert man nichts an der Infrastruktur und den Applikationen, sondern bringt einem Bot bei, User-Aufgaben wie etwa das Einloggen, Herunterladen, Berichte erstellen, aber auch Buchungen und Nachrichten versenden usw. zu simulieren. Wir ändern also nichts an den Systemen, an der IT-Infrastruktur, sondern setzen einen elektronischen Assistenten ein, der bei monotonen Arbeiten des Alltags entlasten soll.

Eine Situation, die als „Sisyphusarbeit“ bezeichnet wird, wäre eine ideale Gelegenheit die Aktivität an einen elektronischen Assistenten zu delegieren. Damit bleibt für die Mitarbeiter mehr Zeit für komplexe und wertschöpfende Aufgaben. Gerade bei immer wiederkehrenden Arbeitsabläufen kann mit einem elektronischen Assistenten die Fehleranfälligkeit verbessern, denn einmal definiert, wird dieser Arbeitsablauf immer gleichbleibend durchlaufen.

Und wie kommt hier das agile Projektmanagement ins Spiel? Wie funktioniert das überhaupt?

Mareike Wessels: Bei der Scrum-Methode arbeiten wir in sogenannten Sprints, das heißt, wir planen unsere Arbeit für drei Wochen. Mit jedem Sprint wollen wir ein Teilprodukt fertigstellen. Im konkreten Beispiel mit den Systemen wäre ein Sprint etwa die Aufgabe, Stammdaten aus einem der Systeme zu übertragen. Wir zerlegen die Wünsche der Kunden in Häppchen, die so klein sind, dass wir jedes dieser Arbeitspakete in einem Sprint – also in 3 Wochen – erledigen können.

Bei der Scrum-Methode arbeiten wir in sogenannten Sprints, das heißt, wir planen unsere Arbeit für drei Wochen.

In der konkreten Arbeit beginnt jeder Tag üblicherweise damit, dass wir uns gleich morgens zu einem sogenannten Daily Scrum treffen. In diesen kurzen Telefonaten berichtet jedes Mitglied des Entwicklungsteams kurz, was es am Vortag gemacht hat und was für den heutigen Tag ansteht. So hören alle, was bei den anderen los ist, ob es Schwierigkeiten gab, oder ob Themen, die andere bearbeiten, die eigene Arbeit betreffen. Danach gehen alle ihren Aufgaben nach. Nach drei Wochen gibt es einen Sprint Review, in dem wir überprüfen, ob das Entwicklungsteam das angestrebte Ergebnis erzielt hat. Darauf folgt eine Sprint-Retrospektive, in der wir unsere Arbeitsweise reflektieren. Danach beginnt sofort der nächste 3-Wochen-Abschnitt mit einem Sprint Planning.

Was ist dabei Ihre Aufgabe als Scrum-Masterin? Und wie haben Sie sich darauf vorbereitet?

Mareike Wessels: Als Scrum-Masterin achte ich darauf, dass wir die Scrum-Regeln einführen und einhalten. Ich kümmere mich auch um Störungen – also zum Beispiel mangelnde Kommunikation oder Zusammenarbeit und mögliche Konflikte im Team. Ich gebe keine Arbeitsanweisungen, sondern begleite den Prozess und beseitige Hindernisse. Zu Beginn meiner Tätigkeit habe ich an einer Ausbildung und Zertifizierung für Scrum Master teilgenommen. Zusammen mit meinem Studium in Prozessmanagement ist das eine gute Basis, doch insbesondere die tägliche praktische Erfahrung lässt das eigene Wissen wachsen. Ich tausche mich auch viel mit anderen Scrum-Mastern außerhalb von Fresenius aus, was mir sehr hilft.

Welche Rollen gibt es noch?

Philip Pursche: Meine Rolle im RPA-Projekt ist die des Product Owners. Ich sammle von allen Stakeholdern – also den betroffenen Geschäftseinheiten und anderen Unternehmensteilen wie IT-Sicherheit oder Finanzen – die Anforderungen ein. Ich kümmere mich darum, dass diese Wünsche priorisiert werden und hole Budgets ein. Ich bin im Sprint Planning involviert, nehme im Sprint Review die Ergebnisse ab und übermittle sie dann den Stakeholdern.

Mareike Wessels: Eine weitere Rolle spielt natürlich das Entwicklerteam. Es entscheidet, welche von den Anforderungen, die der Product Owner mitgebracht hat, innerhalb des nächsten Sprints umgesetzt werden soll. Meine Aufgabe als Scrum-Masterin ist dann, diese Prozesse zu coachen und zu moderieren.

Das erfordert doch sicherlich Fingerspitzengefühl und starke Nerven, oder?

Mareike Wessels: Ja, klar. Man sollte eine Leidenschaft für Prozessverbesserung haben und es mögen, zu moderieren. Alle drei Wochen fordere ich das Team zur Reflexion heraus und wir sprechen auch Konflikte sehr offen an. Dabei gehen wir alle respektvoll und sachlich miteinander um. Insgesamt muss jedes Mitglied eines Scrum-Teams lösungsorientiert und konstruktiv sein. Die Fähigkeit zur Selbstkritik ist wichtig, ebenso wie ein wertschätzender Umgang.

Scrum ist nicht sehr hierarchisch, es gibt niemanden, der einem sagt, was man jetzt als Nächstes zu tun hat. Die Kolleginnen und Kollegen müssen also gut organisiert sein und anpacken können. Und sie brauchen eine generelle Bereitschaft, sich auf Neues einzulassen. Die Methode Scrum ist eigentlich nicht sehr schwer zu verstehen – aber vor allem zu Beginn nicht so leicht anzuwenden!

Philip Pursche: Ich finde es total erstaunlich, was wir in jedem Sprint immer wieder rausholen. Welche Erkenntnisse wir gewinnen, die dazu beitragen, dass wir immer noch besser zusammenarbeiten. Dass wir uns alle drei Wochen dazu zwingen, uns selbst zu überprüfen, bringt enorme Ergebnisse und fördert die Feedback-Kultur. Das ist ja etwas, das hier in Deutschland noch nicht so übermäßig in der Mentalität verankert ist. Ich finde es immer wieder spannend zu beobachten, wie das auf die Teammitglieder wirkt. Die entdecken manchmal an sich Eigenschaften, die ihnen gar nicht bewusst waren. Es gibt übrigens Studien, die belegen, dass die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt, wenn sie agil arbeiten dürfen.

Ich finde es total erstaunlich, was wir in jedem Sprint immer wieder rausholen.

Philip Pursche: Mit dem Robotics-Projekt haben wir Anfang 2018 begonnen und ab Herbst/Winter 2018 mit agilen Methoden dabei angefangen. Seit April 2019 wenden wir Scrum vollständig an – was im Healthcare-Umfeld wegen der starken Regulierungen nicht so einfach ist. Ich schätze es sehr, dass das Unternehmen mir zum einen den Raum gegeben hat, das Robotics-Projekt anzugehen, nachdem ich vor Jahren auf einer Konferenz davon gehört hatte. Und dass wir jetzt auch agile Methoden verfolgen, finde ich gut. Wir nehmen damit innerhalb von Fresenius eine Vorreiterrolle ein. Ich betreue ja in unserer Unternehmenseinheit auch unsere Trainees und kümmere mich darum, dass sie einen möglichst breiten, umfassenden Einblick in viele IT-relevante Inhalte bekommen. Da haben sie mit Robotic Process Automation einerseits und Scrum andererseits natürlich gleich zwei sehr spannende Themen zu fassen.

Vielen Dank für das Gespräch!

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